Smart working e Comunicazione Unificata: il contesto prima dell’emergenza coronavirus.
Molte aziende italiane per far fronte alle restrizioni imposte dal Covid-19, stanno adottando o hanno già adottato forme di smart working. Questa modalità di lavoro era già largamente diffusa in Europa prima dell’epidemia, ma ancora molto poco in Italia.
Quasi il 12% dei lavoratori europei dipendenti d’imprese o enti pubblici praticava lo smart working, contro appena un 2% di lavoratori italiani.
Smart working significa lavoro flessibile e indipendente dal luogo in cui ci si trova. Il lavoratore deve essere in grado di chiamare, chattare, condividere documenti e avviare audio e videoconferenze come se lavorasse in ufficio. Non cambiano le attività, ma cambia il luogo di lavoro, a condizione però di scegliere gli strumenti tecnologici che permettano, allo stesso tempo, di lavorare in tutta sicurezza e nel rispetto della privacy.
Smartworking l’esperienza di Microtel
Ma qual è l’esperienza di chi ha già adottato una organizzazione smart working per la sua azienda? Quali sono i vantaggi? E quali sono state e sono tutt’oggi le difficoltà?
Per capire meglio benefici e problemi dello Smart Working, vi raccontiamo la nostra esperienza.
Microtel è un’azienda di telecomunicazione e come tale è esonerata dall’obbligo di chiusura imposto dai recenti decreti e dall’obbligo di lavorare in smart working. Daniele Frenquelli ha però voluto dare un segnale molto forte a tutti i sui collaboratori e a tutti i clienti, ponendo la sicurezza sul lavoro come priorità assoluta. La sede è rimasta sempre aperta e lo è tutt’ora ma tutti i dipendenti e collaboratori lavorano da remoto.
Pur essendo Microtel già dotata da parecchi anni del sistema di Comunicazione Unificata integrata con il Gestionale e il CRM, non nascondiamo che all’inizio dell’attività in smart working c’era da parte di tutti i collaboratori un certo scetticismo sulla possibilità di riuscire a svolgere regolarmente tutte le attività che in precedenza venivano svolte in sede o presso la sede dei clienti. Fino a che non si è davvero obbligati, si ha infatti una forte resistenza al cambiamento e così è stato anche per Microtel. Gli strumenti di Comunicazione Unificata ci hanno però permesso in modo molto rapido ed efficiente di far fronte all’emergenza.
Tutte le attività amministrative vengono svolte regolarmente da remoto con il telelavoro, cosi come quelle di assistenza tecnica in audio e video conferenza con i clienti. Molti dei nostri clienti hanno agevolato il nostro lavoro seguendo il consiglio di passare da centralini fisici a centralini in cloud. Questo non solo ha permesso loro la continuità delle telecomunicazioni, ma ha azzerato la necessità di interventi tecnici in loco. Le uscite presso i clienti sono dunque limitate a casi del tutto eccezionali.
Come in tutte le innovazioni, bisogna andare oltre le difficoltà iniziali derivanti dalle vecchie abitudini.
Ovviamente se da un lato ci sono effetti positivi, derivati dallo smart working, sia per l’azienda sia per i lavoratori, come la limitazione degli spostamenti, la riduzione dei costi, la possibilità di lavorare in modo più flessibile e più compatibile con gli impegni familiari, dall’altro è necessaria una organizzazione molto ben rodata e collaboratori motivati e capaci di lavorare per obiettivi. Questo si ripercuote su quelle persone che hanno più necessità di essere guidate e seguite e hanno bisogno di mantenere la fisicità con i colleghi. Occorre quindi compensare la distanza tra le persone.
Poniamo molta attenzione su questo tema perché non vogliamo che le persone si sentano isolate, ma parte di un gruppo. Vengono organizzati regolarmente meeting in video conferenza tra i collaboratori dei vari reparti, vengono condivisi problemi e soluzioni.
Cerchiamo quindi di colmare la lontananza fisica tra colleghi facendoli sentire tutti parte di un gruppo, accomunati non dalla vicinanza delle scrivanie ma da quella di valori e obiettivi.
Per fronteggiare la crisi attualmente in atto e consentire alle PMI di gestire video chiamate professionali, chiamate in ingresso e in uscita come se ci si trovasse in sede e garantire così la comunicazione e l’operatività quotidiana di tutti i collaboratori da remoto, Microtel ha progettato una soluzione di Comunicazione Unificata (UCC) con CENTRALINO IN CLOUD integrabile con strumenti completi di SMART WORKING.