Perché cambiare il centralino telefonico aziendale?

Dal centralino telefonico aziendale al sistema UCC

Spesso mantenere il sistema telefonico esistente appare come la soluzione più semplice, economica e soprattutto la più comoda, perché non obbliga l’azienda, gli operatori e il personale a dover affrontare cambiamenti nel modo di comunicare, di collaborare, in definitiva di lavorare. D’altra parte un centralino di vecchia generazione porta con sé problematiche, inefficienze e costi nascosti che non possono essere sottovalutati perché incidono sulla competitività aziendale.
Il centralino telefonico aziendale è infatti l’interfaccia dell’azienda per clienti, fornitori, partner, collaboratori, dipendenti… Ottimizzare i flussi di comunicazione e lo scambio di informazioni attraverso i nuovi sistemi di Comunicazione Unificata (UCC) significa migliorare la competitività aziendale, semplificare i processi aziendali, monitorare processi e risultati, arricchire quindi l’organizzazione con nuove modalità di collaborazione e comunicazione che migliorano la qualità dei servizi offerti e la percezione di efficienza che i clienti hanno dell’azienda.

Funzionalità e benefici

Le funzionalità e i vantaggi che i nuovi sistemi di Comunicazione Unificata (UCC) offrono rispetto al centralino telefonico tradizionale sono enormi. Ogni sistema UCC si adatta e si integra con i processi aziendali e i sistemi informativi (ERP e CRM), ottimizzando flussi di comunicazione e di informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda. Essendo infatti il sistema UCC Web Based, ogni operatore e collaboratore può loggarsi al sistema di comunicazione unificato da qualsiasi postazione o in mobilità e con qualsiasi tipo di dispositivo (PC, Tablet, Smartpone, Dect …) sia aziendale sia personale integrato nel sistema, potendo così accedere a tutte le funzionalità e informazioni del sistema anche via APP:

  • Rubriche telefoniche condivise.
  • Numero unico fisso/mobile.
  • Gestione delle chiamate, risponditore e trasferimento automatico chiamate.
  • Stato di presence.
  • Analisi e monitoraggio traffico telefonico.
  • Conference call.
  • Click to Dial.
  • Call pop up.

Centralino telefonico aziendale: perché è importante cambiarlo?

Inoltre la possibilità di installare il sistema UCC in Cloud riduce gli investimenti in hardware (server e device) e in assistenza e manutenzione, permettendo così di liberare risorse finanziarie da destinare al vero core business aziendale. I nuovi sistemi di comunicazione unificata offrono quindi vantaggi che si riverberano sull’efficienza e sulla competitività aziendale.
Quando ci troviamo di fronte alla domanda se cambiare o no il vecchio centralino telefonico aziendale occorre dunque ponderare tutti questi aspetti. Anche perché la complessità dei flussi di comunicazione e di informazione all’interno dei processi aziendali sarà sempre maggiore e coinvolgerà tutti i reparti e il personale. Il vecchio centralino telefonico rischia di diventare allora il collo di bottiglia che potrebbe rallentare e limitare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti.
Puoi capire se il tuo centralino telefonico sta limitando l’efficienza della tua organizzazione facendo tre semplici domande a tuoi collaboratori interni e esterni:

  • Ti capita di ricevere chiamate mentre sei concentrato in un lavoro e doverlo così sospendere, con difficoltà a riprenderlo successivamente?
  • Sei fuori dall’ufficio e vorresti chiamare un cliente ma non vuoi utilizzare il tuo cellulare personale per non far conoscere il tuo numero?
  • Vorresti chiedere informazioni veloci ad un collaboratore ma non sai dove si trova e il suo telefono risulta irraggiungibile o occupato?

Se almeno due risposte sono affermative significa che il tuo centralino non è in grado di ottimizzare il flusso delle comunicazioni aziendali e non dispone di funzionalità avanzate per ottimizzare e agevolare il lavoro dei tuoi collaboratori. Ogni volta che si interrompe il flusso della comunicazione aziendale si limita l’efficienza dell’organizzazione e si perdono opportunità di business.

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