Centralino Voip: come introdurlo in azienda?

Il centralino Voip all’interno di un sistema UCC

Negli ultimi anni l’aumento della disponibilità di connettività ha permesso la realizzazione un’unica rete di trasmissione dati aziendale. Un’unica rete dove convergono telefonia, video conferenza, integrazione con sistemi ERP e CRM e servizi per il web. Alla base di questo progresso di integrazione ci sono i sistemi UCC e il centralino Voip.

Ma che cos’è la Comunicazione Unificata o UCC? Si tratta di un’evoluzione dell’architettura telefonica tradizionale. Un’evoluzione tecnologica delle comunicazioni che automatizza e unifica tutti gli strumenti di comunicazione e tutti i dispositivi. Lo scopo primario è ottimizzare i processi aziendali e semplificare le comunicazioni, ma anche ridurre la lentezza dei flussi di comunicazione ed eliminare la dipendenza da dispositivi e supporti.
Attraverso l’unificazione di telefonia Voip, messaggistica istantanea, fax virtuale e videoconferenze IP è dunque possibile avere una sensibile riduzione dei costi, un’efficace accesso in mobilità e soprattutto una serie di servizi aggiuntivi ad alto valore tecnologico, che possono essere resi disponibili grazie all’integrazione dei sistemi di comunicazione con gli ERP e/o CRM.

Vantaggi

Introdurre un sistema di Comunicazione Unificata con un centralino Voip in una rete aziendale non presenta ostacoli. Ormai ogni azienda ha almeno un accesso internet e PC collegati in LAN, spesso anche con altre sedi. È comunque opportuno programmare un’introduzione graduale, tenendo presente che i sistemi UCC richiedono un cablaggio strutturato ed un impianto di rete adeguato. Quali sono i vantaggi?

  • Abbattimento dei costi sia dal punto di vista dell’hardware, con la possibilità di utilizzare una gamma infinita di dispositivi aziendali e personali (B.Y.O.D.) come PC, Smartphone, Tablet sia dal punto di vista dell’assistenza e manutenzione sia sui costi generati dal traffico delle chiamate nazionali ed internazionali.
  • Agevolazioni in campo lavorativo. La Comunicazione Unificata è un’ottima soluzione per le aziende con sedi remote dislocate. Se un collega ha la necessità di lavorare in un’altra sede, dovrà semplicemente portare con sé il telefono Voip e collegarlo. In questo modo gli altri collaboratori continueranno a contattarlo a costo zero.
  • Maggiore libertà. La versatilità di questa tecnologia è uno degli aspetti più interessanti. Un impiegato di un call center potrà lavorare sia in sede che direttamente da casa. Di conseguenza ci saranno dei vantaggi sia per il lavoratore che per il suo datore di lavoro.
  • Maggiore produttività. Le soluzioni UCC permettono di ottenere un maggior rendimento lavorativo grazie all’integrazione con le applicazioni aziendali.
  • Continuità operativa (business continuty). La soluzione di PBX Voip è sicuramente la più resiliente e affidabile che garantisce la continuità di servizio anche in presenza di assenza di linee dati (internet) e o problematiche legati al sistema informatico.

Rischi e soluzioni

L’altra faccia della medaglia sono le criticità che si presentano se non ci si affida a dei professionisti. Ecco i principali problemi in cui potrebbe incorrere la tua azienda: scarsa qualità delle telefonate e linee telefoniche isolate. Pertanto vediamo insieme come affrontare e risolvere queste eventualità.

La prima ripercussione di un sistema mal gestito si ha sulla qualità della comunicazione. Ad esempio: vuoti nella voce dell’interlocutore, forti ritardi della trasmissione vocale, interruzione improvvisa della chiamata. Introducendo una politica di gestione della banda internet (QoS), che assegna la priorità maggiore al traffico voce, è possibile mitigare il fenomeno di scarsa qualità della conversazione. Inoltre un’adeguata configurazione della rete aziendale farà in modo che non ci siano interruzioni delle telefonate.

Si incorre, invece, nel danno delle linee telefoniche isolate o di un guasto alla connettività quando ci si affida ad un solo sistema di trasmissione dati (sia servizi voce che internet). In questo caso l’azienda non sarà raggiungibile telefonicamente in alcun modo. Il rimedio è uno, ovvero predisporre una linea internet di backup, magari su diversa tecnologia.

In conclusione scegliere il giusto partner – capace di guidare i propri clienti passo passo nello sviluppo di un centralino Voip adeguato – è la miglior soluzione. Per questa ragione noi di Microtel ti assistiamo in tutte le fasi: dall’analisi del progetto e dell’infrastruttura fino alla sua completa realizzazione.

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